Woensdag 24 november 2021
‘De verbeterpunten zaten echt op detailniveau’
Veel zorginstellingen kampen met een toenemend verzuim en verloop. Onder andere stress door een (te) hoge werkdruk en steeds meer bureaucratische regels zijn voor veel medewerkers reden om uit te stromen, waardoor de sector als het ware in een vicieuze cirkel terechtkomt. Om dit verzuim te ondervangen en om de eigen verantwoordelijkheid op inzetbaarheid te bevorderen, initieerde een zorginstelling in Noord-Limburg in 2020 een coachtraject op werkenergie, in het kader van de Europees Sociaal Fonds (ESF) subsidie Duurzame Inzetbaarheid. In totaal 39 medewerkers schreven zich in voor het traject, dat werd geleid door life- en loopbaancoach Sandra Verhaegh.
Bij aanvang van het traject heeft Sandra met alle 39 deelnemers een intakegesprek gevoerd: in welke functie werk je? Wat is je motivatie om deel te nemen? En wat verwacht en hoop je te bereiken? Vervolgens hebben de medewerkers de Werkenergieanalyse ingevuld, als basis voor het coachgesprek. Tijdens dit gesprek en aan de hand van de resultaten uit de rapportage werd een persoonlijk prioriteitenplan gemaakt. Wat konden medewerkers zelf doen, om hun vitaliteit en duurzame inzetbaarheid te verhogen? “Alle individuele resultaten heb ik gebundeld in een groepsrapport”, vertelt Sandra. “Enerzijds betrof dit een automatisch gegenereerd rapport vanuit de portal van de Werkenergieanalyse, anderzijds heb ik samengevat wat mij opviel tijdens de coachgesprekken. Al mijn bevindingen heb ik geclusterd in thema’s, aan de hand van de open vragen uit de online vragenlijst.”
Uit de rapportage bleek dat de medewerkers heel erg betrokken zijn op inhoud van zorg en bij de doelgroep van de zorgorganisatie.
“De energienemers zaten met name in de werk-privébalans en werkdruk”, aldus Sandra. “De werkdruk was veelal het gevolg van indirecte taken, zoals het opstellen van rapportages, administratieve handelingen, et cetera, die vaak vooruit werden geschoven. Veel medewerkers planden hun agenda’s zo vol met corebusiness taken, dat te weinig tijd overbleef voor de rest. Dit leidde tot een gevoel van werkdruk. Indirecte taken werden vaak in de eigen tijd gedaan en/of medewerkers bleven er in hun hoofd mee bezig, waardoor ook de werk-privébalans werd verstoord. De acties die uit de persoonlijke prioriteitenplannen naar voren kwamen, hadden daarom met name betrekking op planning, hulp vragen aan collega’s en leidinggevenden, verdieping zoeken in intervisie, grenzen aangeven en gerichter ontspanning zoeken binnen én buiten het werk. Ook heb ik een aantal medewerkers geadviseerd om te kijken naar loopbaanstappen en om hierover met HR en/of hun leidinggevende in gesprek te gaan.”
Waar de ideale verhouding tussen energiegevers en energienemers in een organisatie 70-30% is, scoorde deze organisatie 60-40%.
Op een schaal van 1 tot 10 scoorden alle medewerkers onder de 5 bij de energie- en stressbronnen, vertelt Sandra. “De verbeterpunten zaten echt op detailniveau. Ik heb de organisatie bijvoorbeeld aanbevolen om in te zetten op timemanagement, om een workshop ‘effectief rapporteren’ te organiseren, om momenten van herstel te creëren en om medewerkers te ondersteunen in hun persoonlijke actiepunten. Drie maanden later vond de eindmeting plaats, waarin al duidelijke verbeteringen zichtbaar waren. Zowel op de percentages energiegevers-energienemers (65-35%) als op alle individuele energie- en stressbronnen. Alle stressscores gingen met gemiddeld een punt omlaag! Bovendien voelden medewerkers dat hun eigen invloed was toegenomen. De werkdruk, die als grootste stressbron werd ervaren, was afgenomen van 4,9 naar 3,9 en de werk-privébalans verbeterde van 3,8 naar 2,6. Een prachtig resultaat in zo’n korte tijd! Tijdens en na afloop van het traject heb ik ontzettend veel positieve reacties van medewerkers mogen ontvangen. Bovendien liggen er nu mooie aanbevelingen, waarmee de organisatie vooruit kan.”
