Gratis Online Masterclass 06 – 555 511 39 Inloggen

Menu

Home
Aanbod
- Voor coaches
- Voor werkgevers
Aangesloten coaches
Testimonials
Over ons
- Over Jacqueline
- De praktijk
Blogs
Contact

Home
Blogs
Voer een goed functioneringsgesprek: 7 essentiële tips

Voer een goed functioneringsgesprek: 7 essentiële tips

Woensdag 31 mei 2017

Functioneringsgesprekken worden in de meeste gevallen gevoerd aan de hand van een standaard lijst met vragen. In onze eerdere blogs hebben wij aangegeven niet zo'n fan meer te zijn van standaard functioneringsgesprekken. Ze zijn niet meer van deze tijd en vaak gaat het niet over de ontwikkeling van kwaliteiten van de medewerker. Wij zijn meer voorstander van job crafting.

Toch voeren veel managers regelmatig functioneringsgesprekken. Het is dan juist belangrijk om functioneringsgesprekken niet standaard te laten verlopen, maar in het bijzonder goed te maken voor je eigen bedrijf.

Tips voor een functioneringsgesprek

Ben je manager of leidinggevende en voer je regelmatig functioneringsgesprekken? Lees dan onderstaande 7 praktische tips.

1. Noteer ‘schoonheidsfoutjes’

Niet alle functioneringsgesprekken verlopen zo effectief als het zou moeten. Loopt een gesprek wat stroef of lijkt het erop dat zaken niet helemaal goed lopen tijdens het functioneringsgesprek? Noteer deze 'schoonheidsfoutjes’ en verbeter deze voor de volgende ronde functioneringsgesprekken.

2. Nieuws hoort niet thuis in het gesprek

Een functioneringsgesprek hoort oersaai te zijn. Het is niet de bedoeling dat zaken worden verzameld voor tijdens dit gesprek, waardoor er een lijst ontstaat vol met ‘nieuws’ voor de medewerker. Dit soort zaken hoort direct op de werkvloer besproken te worden.

3. Blijf relativeren

Functioneringsgesprekken zijn er om zaken gemakkelijker te bespreken. Er mag zeker kritiek worden geuit, maar dit mag niet het doel van het gesprek zijn. Beschouw het gesprek niet als ‘alles wat er is’, maar laat het slechts een deel zijn van het geheel.

4. Het is geen beoordelingsgesprek

Het functioneringsgesprek wordt vaak gepland om vervolgens een beoordelingsgesprek te laten plaatsvinden. Onthoud dat dit twee heel verschillende zaken zijn en laat dit niet door elkaar lopen.

5. Bereid het gesprek goed voor

Tijdens een gesprek is het de bedoeling dat de werkgever ook reageert op wat de werknemer zegt. Hier kan niet goed op worden voorbereid. Wel is het belangrijk om voor te bereiden wat er in elk geval besproken dient te worden. Door je aandachtspunten van tevoren al vast te stellen en uit te werken is er ook de gelegenheid om zaken eerst nog eens te overdenken.

6. Verdeel de gesprekken logisch

Meerdere functioneringsgesprekken op een dag zijn natuurlijk goed, maar er bestaat wel het gevaar dat de emoties van het ene gesprek nog doorwerken in het andere gesprek. Dit moet worden voorkomen. Een functioneringsgesprek dat veel emoties meebrengt mag niet worden opgevolgd door een functioneringsgesprek met een werknemer die uitstekend werk levert. Zet de gesprekken op een goede volgorde en begin met de makkelijkste en meest positieve gesprekken.

7. Feedback is belangrijk

Het is goed om alle functioneringsgesprekken naderhand nog eens na te lopen en hieruit wat conclusies te trekken. Deel de feedback met het hele team, zodat zaken nog eens gezamenlijk kunnen worden besproken. Uiteraard moet je wel vertrouwelijk om blijven gaan met de functioneringsgesprekken.

Laat de Werkenergieanalyse helpen

Wil een van je medewerkers zich verder ontwikkelen of zit deze niet lekker in zijn of haar vel? De Werkenergieanalyse kan dan ingezet worden. Fijn voor werkgever én werknemer. Vraag nu online een gratis demo aan of zoek een coach in de regio.

Deel via Twitter
Deel via LinkedIn
Deel via Facebook
Deel via e-mail

Dit vind je misschien ook interessant

Waarom elke coach het Motivatiegezin moet kennen

Motivatie heeft meer gezichten dan je denkt Het lijken duidelijke gevallen als je het over motivatie hebt. Eddy wordt van buitenaf gedreven en heeft de extrinsieke soort motivatie. Ineke kun je karakteriseren als barstend van de intrinsieke soort. Twee smaken, klaar. Maar wist je dat er veel meer leden van de familie Motivatie zijn dan alleen vader Extrinsiek en moeder Intrinsiek? Als niets motiveert: kennismaking met Aatje Deze ouders hebben zes kinderen, allemaal verschillend. Het zwarte schaap in het gezin, het kind met wie er altijd gedoe is, noemen ze Aatje. Zijn officiële naam is A Motivatie. Hij is helemaal niet gemotiveerd, door niks of niemand. Hopeloos worden zijn ouders, broers en zussen van hem. Af en toe proberen ze hem ergens enthousiast voor te krijgen, al weten ze dat het een onmogelijke missie is. Waarom Inge opvalt binnen het gezin Motivatie De andere vijf kinderen voelen zich meer thuis in het gezin. Inge Motivatie is het evenbeeld van haar moeder. Ze vindt veel dingen interessant of leuk en doet dolgraag moeite om iets nieuws te leren. Intrinsiekje is haar bijnaam. De ouders hebben haar uitgelegd dat zij de enige is met een sterke innerlijke motivatie en dat dit bij haar broers en zussen anders is. Inge en haar zussen: verschillen en overeenkomsten in motivatie Pa en ma Motivatie hebben Inge verteld dat alle dochters een beetje op elkaar lijken. Ze delen de drijfveer om vooral te doen wat ze zelf willen. Die autonomie is de soort motivatie die Inge ook heeft. Bij haar komt dat voort uit echte interesse, van binnenuit, intrinsiek. Bij haar twee zussen ligt dat anders: die vinden factoren van buitenaf belangrijker, de extrinsieke kant. Die lijken meer op hun vader. De extrinsieke zussen: motivatie vanuit een ander perspectief Zus Nutje kijkt altijd of iets nuttig of relevant is. Zo vindt ze het bijvoorbeeld handig om een training te volgen over Chat GPT. De training vindt ze vreselijk, maar ze weet dat die kennis helpt bij haar hobby verhalen schrijven. Zus Waardje is meer bezig met wat aansluit bij haar persoonlijke waarden. Een goede gezondheid is er één van. Daarom gaat ze twee keer per week een half uur joggen – niet omdat ze dat leuk vindt, maar omdat ze weet dat het goed is voor haar gezondheid. Waarom de broers zo gevoelig zijn voor druk Als Inge met deze bril naar haar broers kijkt, snapt ze dat die inderdaad heel anders zijn. Aatje is natuurlijk een apart geval, maar de twee overige broers zijn veel meer gericht op de druk van anderen. Die zijn altijd bezig met wat er moet. Broer Exsie is heel gevoelig voor straf en beloning. Hij houdt van snelle auto’s, maar weet precies waar de camera’s staan. Boetes voor het harder rijden dan de maximum snelheid wil hij koste wat het kost vermijden. Broer Innie vertaalt de druk van buiten naar zichzelf en is constant bang dat hij niet goed genoeg is in de ogen van anderen. Omdat hij zichzelf een enorm hoge lat oplegt, schaamt hij zich voor elk klein foutje dat hij maakt. Die wil hij dus echt vermijden! Hoe de broers en zussen verschillen in drijfveren Buitenstaanders zien duidelijk dat het gezin Motivatie verschillende leden heeft. Moeder Intrinsiek en dochter Inge zijn de enige intern gerichte delen. Inge heeft met haar zussen de vrijwillige motivatie gemeen, maar haar zussen en broers zitten meer in de MOETivatie. Die hebben andere drijfveren. Motivatie begrijpen om effectief te coachen Voor jou als coach is het handig om te weten hoe jouw coachee qua motivatie in elkaar steekt. De Aatjes laten we buiten beschouwing: daar kun je niets mee. Bij de vijf andere soorten is sprake van verschillende behoeften. Wanneer je die passend ondersteunt, is de kans groter dat gedragsverandering lukt. Een paar tips om je hierbij te helpen, met de familieleden als uitgangspunt. Praktische tips voor coaching op basis van motivatie Een intrinsiek gedreven Inge krijg je mee door haar de dingen te laten doen die ze leuk vindt. Wil ze in de praktijk experimenteren met nieuw gedrag? Of leest ze liever eerst achtergrondliteratuur om zeker te weten dat dit nieuwe gedrag bij haar past? Mensen als Nutje overtuig je door erop te wijzen dat ze veel voordeel kan behalen door ander gedrag te laten zien. Hoe meer je haar laat ontdekken dat die andere benadering relevant en zinvol is, hoe meer ze bereid is om actie te ondernemen. De Waardjes in deze wereld willen het liefste werken aan acties die aansluiten bij hun normen, waarden en identiteit. Speel hierop in door hen een aantal opties aan te bieden waarbij je rekening houdt met hun eigenheid. Iemand als Exsie kun je voorhouden dat ander gedrag beloond zal worden met bijvoorbeeld een promotie. Of, aan de andere kant van het spectrum, dat de kans groot is dat hem ontslag wacht als hij zich niet aanpast aan de nieuwe omstandigheden. Innie’s ondersteun je effectief door hun eigenwaarde aan te spreken. Laat ze meer mildheid en zelfcompassie ontwikkelen en help ze met het laten ontstaan van realistische veronderstellingen over zichzelf. De Werkenergieanalyse Het is niet altijd gemakkelijk om te ontdekken hoe mensen qua motivatie in elkaar steken. Een aanknopingspunt hierbij is nagaan waar coachees energie uit halen of waar ze die juist verliezen. Motivatie ligt daar als diepere laag onder. De Werkenergieanalyse helpt om de twee soorten situaties haarscherp in beeld te krijgen. Na het invullen van deze online tool ontstaat een persoonlijke rapportage. De duidelijke tabellen, cijfers en grafieken tonen in één oogopslag hoe de coachee er qua werkenergie voor staat. Het bij de rapportage horende coachgesprek faciliteert de coachee om soepel de overstap te maken naar wat hem of haar motiveert om verbeteringen aan te brengen. De verschillende open vragen over persoonlijke doelen sluiten hier goed bij aan. Een prioriteitenplan ondersteunt de coachee om voornemens concreet te maken. Hoe staat het met jouw motivatie om je coachees echt verder te laten komen? Ervaar in de praktijk hoe de Werkenergieanalyse je daarbij effectief helpt. Meld je aan voor een van de online masterclasses die regelmatig worden georganiseerd. Er is een belangrijke verbinding tussen het ervaren van intrinsieke motivatie en het ervaren flow. Ontdek er meer over in de blog: de kunst van flow in loopbaancoaching.

Coachen bij weinig zelfvertrouwen

De kern bekijken Als je iets groots in kleine stukjes hakt, wordt het opeens overzichtelijk en behapbaar. In de kern gaat het om te weinig zelfvertrouwen. En ach, daar hebben we allemaal wel eens last van. Wie is er nou altijd een superman of –woman? Daar komt direct een element van zelfvertrouwen naar voren: het is er niet constant. Tenzij je erg arrogant of narcistisch bent, maar dat laten we hier verder buiten beschouwing. Hoe zit het dan met dat niet-constante karakter? Hoe ‘niet constant’ zelfvertrouwen heel normaal is Zelfvertrouwen is altijd verbonden met een bepaalde taak. Heeft je coachee moeite met het stellen van grenzen? Of met het geven van een mening in het bijzijn van anderen? Daarnaast speelt de omgeving waarin de taak plaatsvindt ook een belangrijke rol. Laat de coachee altijd over zich heenlopen of is ze thuis zelfverzekerd de baas? Doet ze nooit een mond open of is ze alleen in het teamoverleg bang om iets verkeerds te zeggen? Bij zelfvertrouwen zijn altijd deze twee elementen aan de orde. Geloof in jezelf: de essentie van zelfvertrouwen Een ander belangrijk element is het karakter van zelfvertrouwen. Het gaat niet zozeer om weten, maar meer om een gevoel. Bepalend is jouw inschatting van hoe goed jij iets kunt: het vertrouwen in je eigen prestaties. Een kwestie van geloven. Als je zelfvertrouwen hebt, geloof je dat je in staat bent om iets voor elkaar te krijgen. Samengevat in één zin: zelfvertrouwen is je geloof in jouw vermogen om een bepaalde taak in een bepaalde situatie goed uit te voeren. Zelfvertrouwen breidt zichzelf uit Weet je wat mooi is aan zelfvertrouwen? Ook al is het verbonden aan een taak, het vergroten ervan zorgt er ook voor dat iemand een overkoepelend soort zelfvertrouwen ontwikkelt. Als een bepaalde taak je goed afgaat, ben je eerder geneigd ook iets anders te proberen. Zo leer je nieuwe vaardigheden, wat op zijn beurt weer het algemene zelfvertrouwen verhoogt. Zelfvertrouwen vergroten: het geheim van doen Het lijkt dus handig om te werken aan het vergroten van het zelfvertrouwen. Het goede nieuws is: dat kan! Het begint bij het besef dat de belangrijkste bron van zelfvertrouwen het uitvoeren van een taak is. Dat klinkt misschien flauw, maar zo werkt het wel. Als je coachee bang is om een presentatie te geven, helpt het om dit regelmatig te doen. Na verloop van tijd zal ze er steeds beter in worden. Een andere weg om zelfvertrouwen te laten groeien Niet alle taken lenen zich voor deze directe aanpak. Gelukkig zijn er ook manieren om indirect te oefenen, bijvoorbeeld met behulp van anderen. Hieronder vind je een oefening die je een coachee kunt laten doen om zelfvertrouwen te laten ontstaan. Een praktische oefening voor coachees: Vraag je coachee om een taak in gedachten te nemen die ze lastig of spannend vindt. Daarna zet je haar aan de slag met de volgende stappen. Zoek een rolmodel voor de taak die je in gedachten hebt Kies iemand die redelijk succesvol is in het uitvoeren van de taak. Zoek bij voorkeur iemand uit met wie je je kunt identificeren. Dat kan iemand zijn die je kent, maar ook een onbekende of een fictief persoon. Tip: een rolmodel is vooral effectief als diegene er net iets beter in is dan jij. Voorbeeld: als je wilt leren om vriendelijk te reageren, is het niet handig om de Dalai Lama als rolmodel te kiezen. Het verschil met je eigen situatie is dan te groot. Onderzoek wat diegene doet Zoek uit hoe die ander het voor elkaar heeft gekregen om de uitdaging aan te gaan en uit te voeren. Welke stappen heeft iemand gezet? Misschien kun je die persoon vragen om het uit te leggen. Tip: zorg dat je begrijpt hoe diegene het heeft aangepakt. Dit hoeft niet de enige manier te zijn om iets te bereiken – het geeft je in elk geval inspiratie. Bekijk welke tegenslagen je rolmodel had Ook bij anderen gaat het niet vanzelf, al lijkt het soms wel zo. Hoe is die ander omgegaan met de tegenslagen? Waardeer de stappen die iemand heeft gezet Hoe heeft jouw rolmodel het aangepakt? Wat hielp hem om dat te bereiken? Hoe heeft hij dat geleerd? Welke stappen bewonder je? Wat kun jij van die stappen leren? Welke zou je willen overnemen? Welke stappen wil jij gaan uitproberen? Bepaal in elk geval welke concrete kleine allereerste stap je wanneer wilt zetten. En o ja, voor coachee kun je natuurlijk ook jezelf als coach lezen … De Werkenergieanalyse Zelfvertrouwen zorgt ervoor dat we goed zijn (of worden) in een bepaalde taak. Het uitvoeren van zo’n taak geeft dan een fijn gevoel en veel energie. Lang niet altijd staan mensen erbij stil dat een taak energie geeft. Wat ons niet goed afgaat, lijkt sneller onze aandacht te vragen. Ook functioneringsgesprekken gaan vaak over wat er verbeterd moet worden. In de stroming van de positieve psychologie is focussen op wat iemand al goed doet, een van de kernpunten. Wil je als coach hier meer mee werken? Kijk dan eens naar de Werkenergieanalyse. Dit instrument heeft de positieve psychologie als basis. Na het invullen van de online analyse ontvangt de coachee een uitgebreid persoonlijk rapport. In het hierop volgende coachgesprek krijgt de coachee een duidelijk inzicht in welke taken energie kosten én welke dat juist geven. Ben je nieuwsgierig hoe de Werkenergieanalyse in jouw coachpraktijk een uitstekende aanvulling is? Ontdek het in een van de online masterclasses die regelmatig plaatsvinden. Bron: De oefening komt uit het boek Optimisme – Hoop – Veerkracht – Zelfvertrouwen van Matthijs Steeneveld. Hierin vind je zelfvertrouwen terug als één van de vier pijlers van ieders psychologisch kapitaal. Ontdek ook het eerdere blog over veerkracht, een andere pijler. Matthijs Steeneveld: Optimisme – Hoop – Veerkracht – Zelfvertrouwen Uitgeverij Boom (derde, ongewijzigde druk, 2017, ISBN 9789024409372

Heeft jouw coachee een burn-out of een bore-out?

Hoe herken je nu een bore-out? Ziek worden van verveling: voor velen klinkt het misschien raar, maar toch komt het vaker voor dan je denkt. In tegenstelling tot de alom bekende burn-out wordt een bore-out minder goed als zodanig herkend. De klachten lijken heel erg op die van een burn-out. Mentale klachten als lusteloosheid, prikkelbaarheid en depressie komen vaak voor, net als fysieke klachten als vermoeidheid, spierspanning en hoofdpijn. Het verschil zit hem natuurlijk in de oorzaak, die eigenlijk het tegenovergestelde is van overspannen zijn. De werknemer kan in het geval van een bore-out onvoldoende uitdaging vinden in het werk, of voelt zich niet verbonden met het bedrijf of de functie. Net als bij een burn-out kan een coachtraject bij een bore-out een oplossing bieden. Wat zijn de oorzaken van een bore-out? Een bore-out wordt veroorzaakt door verveling, een gebrek aan mogelijkheden tot zelfontwikkeling of een niet passende functie. Iemand die werk uitvoert dat onder zijn of haar niveau ligt, heeft meer kans om zich structureel te gaan vervelen. Maar ook bij een baan op niveau kan een gebrek aan zelfontwikkeling en doorgroeimogelijkheden op termijn een gevoel van verveling en ontevredenheid oproepen. Daarnaast is eentonigheid voor velen ook een boosdoener, net als taken die niet aansluiten op iemands waarden en kwaliteiten. Het is dus bij een bore-out belangrijk om de kwaliteiten en wensen van de werknemer helder te krijgen. Waar is hij of zij goed in? Welk taken geven energie? En welke juist niet? Een denkbare uitkomst is dan bijvoorbeeld dat de routinematige klussen de werknemer energie kosten, en dat de taken waarbij een de werknemer wordt uitgedaagd, bijvoorbeeld creatief werk of klussen waarbij de werknemer zijn expertise kan inzetten, juist energie geven. Samen met de coach kan dan gekeken worden naar ander werk, maar dat is niet per se altijd nodig. Door middel van jobcrafting of een goed gesprek met de werkgever kan er wellicht iets aangepast worden in het takenpakket. De Werkenergieanalyse vormt dan dankzij het visuele overzicht een goed handvat bij zo’n overleg. Welke werknemers lopen verhoogd risico op een bore-out? Een bore-out kan niet alleen veroorzaakt worden door externe factoren zoals de functie, maar hangt ook samen met persoonlijke eigenschappen. Mensen met een bovengemiddelde intelligentie lopen meer kans om in een bore-out terecht te komen, maar dat alleen is nog geen risico. Als daar een zekere mate van sub-assertiviteit bij komt kijken, waardoor de werknemer moeite heeft met zelf initiatief nemen om eigenhandig de situatie te veranderen, wordt de kans op een structureel probleem groter. Dat geldt ook voor mensen die kampen met een laag zelfbeeld. Tot slot behoren mensen die net uit een burn-out komen ook tot de risicogroep: in de angst zichzelf weer te overbelasten, kan een gebrek aan uitdaging en voldoening op de loer liggen. Zoals eerder benoemd is een bore-out een combinatie van interne en externe factoren. De nulmeting brengt deze factoren overzichtelijk in kaart, en geeft zo goed weer waar de schoen wringt. Met deze inzichten kan gezocht worden naar een oplossing: valt er binnen de huidige functie nog iets aan te passen? Kan ik op een andere manier verder binnen het bedrijf? Of kan ik beter op zoek naar een nieuwe functie? En zo ja, wat past dan écht bij mij? Ben jij een ervaren loopbaan- of stresspreventiecoach en ben je benieuwd hoe jij jouw coachees bewust kunt maken van hun bore-out op een visuele manier? Schrijf je dan in voor de gratis online masterclass over een bore-out en de toepassing van de Werkenergieanalyse.

Bekijk alle artikelen

Even kennismaken?

Neem gerust contact met mij op om te kijken of de Werkenergieanalyse wat voor jou is.

Tel 06 - 555 511 39 - info@werkenergieanalyse.nl
Weegbree 12, 5236 RD 's-Hertogenbosch

© 2021 • Algemene voorwaarden • Privacybeleid • Disclaimer