Maandag 22 januari 2024
Inzicht en een duwtje in de goede richting zijn soms al voldoende om de werkdruk van medewerkers te verlagen, stressbronnen weg te nemen en het overzicht te herstellen. Dat ervaarde ook een manager van een technisch bedrijf, bij wie alleen al door het invullen van de Werkenergieanalyse heel veel puzzelstukjes op hun plek vielen.
“De Werkenergieanalyse zou aan de basis moeten liggen van elk POP-/ontwikkelgesprek”, vindt loopbaancoach Simone Jansen.
“Immers wordt in één oogopslag duidelijk voor medewerkers waar zij stress ervaren, op welke factoren zij wel of geen invloed hebben en waar ondersteuning nodig is. Hiermee wordt een hele nuttige basis gelegd voor het gesprek.” Ook de manager vulde om deze reden de Werkenergieanalyse in. “Als gevolg van een recente overname was hij het overzicht kwijt”, vertelt Simone. “Wijzigingen in het management, de manier van aansturen en de systemen hadden ervoor gezorgd dat hij vastliep in zijn prioriteiten. Er lag simpelweg te veel op zijn bordje. Hoe kon hij weer voldoende rust in zijn hoofd creëren, zodat hij zijn werk niet meer mee naar huis zou nemen? En hoe kon hij loslaten én delegeren, zodat er geen belangrijke zaken van de kar zouden vallen?”
“De manager haalde enorm veel plezier uit zijn werk”, vertelt Simone.
“Dit werd ook bevestigd door de Werkenergieanalyse, die een bevlogenheid van 37 punten aangaf. Keken we echter naar de grafiek van stress en invloed, dan scoorde hij heel veel rood, weinig oranje en de rest groen. Bijvoorbeeld de werkdruk, het hulp vragen aan collega’s, de relatie met zijn leidinggevende en de relatie met de organisatie scoorden in het rood. Deze laatste twee thema’s hadden met name te maken met het overnametraject, dat inmiddels in een rustiger vaarwater is gekomen. De hoge werkdruk en het hulp vragen aan collega’s zaten daarentegen volledig in zijn eigen invloedssfeer. Op dit vlak vielen ook heel veel kwartjes, die we tijdens onze gesprekken hebben opgepakt.”
"Een belangrijk kwartje was bijvoorbeeld om bewuster te plannen, maar ook om afspraken en doelen concreet te maken, vertelt Simone".
“Kijken we naar de energienemers en energiegevers, dan scoorde 83% van de functietaken in het rood en slechts 17% in het groen. Dit kwam met name door tijdgebrek, waarvoor we concrete acties geformuleerd hebben. Bijvoorbeeld de maandag is voor hem een MT-dag, die elke keer eindigt met een volle mailbox. Dit zorgde steevast voor stress, die gemakkelijk ondervangen kan worden door een automatische afwezigheidsmail. Wanneer collega’s en relaties weten dat je niet of beperkt bereikbaar bent, verwachten ze immers ook geen reactie en wordt voorkomen dat sommige mails wel twee of drie keer binnenkomen. Door daarnaast ook tijdvakken te blokken voor het beantwoorden van mails, werkoverleggen en klachtenopvolging ervaart de manager veel meer rust in zijn taken. Mede hierdoor is het aandeel energiegevers flink omhoog gegaan.”
Een tweede kwartje betrof het leren delegeren.
Immers kunnen heel veel taken uitstekend naar een collega worden doorgeschoven. Ook dit heeft gezorgd voor rust en een verlaging van de werkdruk, aldus Simone. “Inmiddels is een nieuwe collega aangenomen. Bovendien is het rustiger op projectgebied. Daarom gebruiken we ons volgende gesprek vooral om de balans op te maken: wat gaat goed en welke uitdagingen liggen er nog? Maar ook: hoe ga je e.e.a. organiseren zodra de werkdruk weer toeneemt?” Een belangrijk (persoonlijk) doel dat hierbij aansluit, is ‘rust, overzicht en standvastiger overkomen’. “De rust en het overzicht heeft de manager voor zichzelf al kunnen creëren. Hierdoor komt hij nu veel standvastiger over. Hij loopt niet langer achter de feiten aan en haalt hij nóg meer voldoening uit zijn werk. Bovendien gaat hij weer met een opgeruimd hoofd naar huis.”
