Maandag 26 oktober 2015
De groei van een bedrijf is een leuke, maar ook stressvolle tijd voor medewerkers en organisatie. Zeker wanneer de groei zo snel gaat, dat zij deze nauwelijks kunnen bijbenen. Daar weet teamcoach/trainer Astrid van den Broek alles van.
Een aantal maanden geleden startte zij met een coachtraject bij de Nederlandse vestiging van een internationaal snelgroeiende onderneming, waar leidinggevenden uitval wilden voorkomen.
Hoge werkdruk door ad hoc zaken
“De medewerkers ervoeren een hoge werkdruk, onder andere doordat veel werkzaamheden ad hoc werden ingevuld. Van structuur was nauwelijks sprake. Bovendien nam niemand verantwoordelijkheid voor zijn/haar taken”, vertelt Astrid. “Het was dan ook hoog tijd voor actie, om de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers te kunnen garanderen.”
Energie- en stressbronnen
Om de invloed van alle medewerkers, het managementteam en de managing director in kaart te brengen, nam Astrid de Werkenergieanalyse af. “Hierdoor werden de patronen en issues van het bedrijf in één keer glashelder”, vertelt ze. “Niet alleen de energie- en stressbronnen van alle medewerkers werden goed in kaart gebracht, maar ook op welke onderdelen zij wel of geen invloed kunnen uitoefenen.
Al deze punten zijn één op één met de medewerkers, het managementteam en de managing director besproken. Vervolgens hebben alle medewerkers een persoonlijk prioriteitenplan opgesteld. In een gezamenlijke sessie is bovendien een bedrijfsprioriteitenplan opgesteld, met organisatiebrede actiepunten.”
Uitkomst Werkenergieanalyse
"Uit de Werkenergieanalyse kwam naar voren dat afspraken moeten worden gemaakt binnen de drie thema’s werkdruk, communicatie en bedrijfscultuur, vertelt Astrid". Binnen deze thema’s is door medewerkers en management een veertigtal actiepunten opgesteld, waarvan er na een halfjaar al twintig (!) geclusterde acties zijn ingezet.
Zo zijn binnen alle afdelingen de taken opnieuw bekeken en verdeeld; men is hier nu persoonlijk verantwoordelijk voor. En ook op managementniveau zijn structurele zaken veranderd. Iedere dag begint voortaan met een dagstart, waarin de taken voor die dag worden verdeeld. Een dag later wordt vervolgens de balans opgemaakt.
Betere afspraken
Daarnaast zijn praktische afspraken gemaakt voor de top-down communicatie en de communicatie tussen de verschillende afdelingen, vertelt ze. “Om de werkdruk te verlichten, is men gestart met spreekuren. Niemand komt dus meer ad hoc binnenlopen, waardoor efficiënter gewerkt kan worden.”
