Positieve impact in de zorg
“De afgelopen 50 jaar heeft onze organisatie zich ontwikkeld van een traditioneel schoonmaakbedrijf tot een zorgservice-dienstverlener, die naast schoonmaak ook een breed scala aan ondersteunende (service)taken verricht”, vertelt Cynthia Smit-Cromberge, HR-directeur van Hago Zorg. “Onder andere door het grote personeelstekort in de zorg worden onze schoonmaakmedewerkers steeds vaker gevraagd om ‘lichte facilitaire taken’ over te nemen. Van het opruimen van bloemen, opmaken van bedden en uitdelen van maaltijden t/m beddenlogistiek en kledinguitgifte. Door hier een strategische koers van te maken, wordt de zorg ontlast én bieden wij medewerkers taakdifferentiatie en betekenisvolle banen.”
Gedragsverandering
De nieuwe koers vraagt vooral om gedragsverandering bij medewerkers, benadrukt Cynthia. “Ons doel is dat medewerkers trots worden op de nieuwe taken, die ze nu vaak nog stilletjes uitvoeren. In plaats van het sec schoonmaken van de patiëntenkamer, willen we hen stimuleren om ook even het gesprek met de patiënt aan te gaan, kussens op te schudden, veters te strikken en/of andere kleine maar waardevolle taken op te pakken. Kortom: alle taken die van nature al in hun zorghart zitten. Het is aan onze teamleiders en klantmanagers om dit gedrag te stimuleren.”
“De uitdaging voor onze leidinggevenden is om niet meer sec hiërarchisch te sturen en te kijken naar taken en planningen, maar om de medewerkers regie te geven. Laat medewerkers werk vinden en herkennen op de werkvloer. En laat hen voldoening halen uit de eigenlijke én ondersteunende taken”, aldus Cynthia. “Om dit mogelijk te maken, moeten medewerkers inzicht krijgen in hun eigen competenties en talenten. Wat zijn mijn energiegevers en -nemers? Waar ben ik goed in? En waar is meer ondersteuning nodig? Om dit te ontdekken, hebben de medewerkers hulp nodig van hun leidinggevenden, die op hun beurt de juiste gesprekken moeten kunnen voeren.”
De juiste handvatten
Om zowel de teamleiders als klantmanagers hiervoor de juiste handvatten aan te reiken, is Hago Zorg met het Fundamentals trainingstraject gestart. “Om een goed gesprek met je medewerkers te kunnen voeren, moet je als leidinggevende ook zelf weten waar je staat”, vertelt Cynthia. “In de markt zijn legio trajecten beschikbaar die gaan over gespreksvaardigheden en persoonlijke effectiviteit. Een combinatie hiervan konden we echter niet vinden. Daarom hebben we trainer/coach Noortje van den Elsen gevraagd om hier een maatwerk traject voor te ontwikkelen.”
Begin bij jezelf
Samen met freelance collega-trainer/coach Brigitte van Ham heeft Noortje een 8-daags trainingstraject opgezet waarin alle thema’s aan bod komen die onderdeel uitmaken van de (nieuwe) competentieprofielen / vaardigheden van de leidinggevenden én klantmanagers van Hago Zorg. Van ontwikkelingsgericht leiderschap, niveaus van communiceren, gespreksstructuren, eigen invloed en schakelen in gesprekken t/m reflectief luisteren, open vragen stellen, omgaan met emoties, oplossingsgericht coachen en sturen, verwachtingsmanagement en het teamgesprek. “Behalve de gespreksvaardigheden ontwikkelt het Fundamentals-traject ook de competentie zelfreflectie van teamleiders en klantmanagers”, vertelt Noortje. “Want positieve impact maken begint bij jezelf.”
Hoe kan ik….?
In september 2021 zijn de eerste trainingen gestart. “Als voorbereiding voor ieder Fundamentals-traject maken wij gebruik van de Werkenergieanalyse”, aldus Noortje. “Voorafgaand aan de eerste trainingsdagen worden online intakes gehouden met álle deelnemers, waarbij in anderhalf uur de belangrijkste uitkomsten van de Werkenergieanalyse worden besproken. Veel deelnemers hebben nog nooit stilgestaan bij hun mate van bevlogenheid en/of hebben geen inzicht in hun energie- en stressbronnen, terwijl zij hier vaak meer invloed op hebben dan in eerste instantie verwacht. Zij vinden in de Werkenergieanalyse een vernieuwende tool, die vaak leidt tot nieuwe inzichten. Inzichten die zij in het traject concreet kunnen ontwikkelen en die leiden tot meer energie en werkplezier.” Op basis van hun inzichten maken de leidinggevenden en klantmanagers een persoonlijk prioriteitenplan: wat zijn jouw persoonlijke leerdoelen voor het Fundamentals-traject? “Dit leerdoel wordt geformuleerd in een HKI (Hoe kan ik….?) die als een rode draad door het gehele trainingstraject loopt.”
Leuk en leerzaam
Eén van de klantmanagers die het Fundamentals-traject al heeft afgerond, is Ivo van Hutten. “Ik heb de training als erg leuk en leerzaam ervaren”, vertelt hij. “Maar ook als intensief. Je bent steeds in blokken van 2 dagen geconcentreerd bezig met een aantal collega’s. Hierbij scherp je niet alleen aan wat je al weet, maar doe je ook waardevolle nieuwe inzichten op. Wat je doet en hoe je reageert, ligt regelmatig onder een vergrootglas. Bovendien word je uitgedaagd om je kwetsbaar op te stellen. bijvoorbeeld als het om je persoonlijke leerdoelen gaat. Dat is best confronterend, maar ook heel verhelderend.” Zijn belangrijkste ‘lesson learned’? “Ik vond vooral ‘reflectief luisteren’ een hele mooie tool om te ontdekken én om mee te oefenen. Door heel kort en bondig te herhalen wat de ander zegt of wat je ziet, voelt deze persoon zich meer gehoord en begrepen. Het is een waardevolle aanvulling op een stukje feedback geven, waarbij ongemerkt veel meer informatie vrijkomt. Laat af en toe een stilte vallen en leg geen woorden in iemands mond, dan verdwijnt de weerstand en kun je elkaar (nog) beter begrijpen én helpen.”
Continu proces
In totaal zullen 120 leidinggevenden en klantmanagers binnen Hago Zorg het Fundamentals trainingstraject gaan volgen. Bovendien zal de training standaard onderdeel uitmaken van de onboarding van nieuwe medewerkers, in aanvulling op het RAS-traject Basisopleiding Leidinggeven. “Persoonlijke ontwikkeling wordt een continu proces”, aldus Cynthia. “Naast gespreksvaardigheden en persoonlijke effectiviteit wordt aan het Fundamentals-traject ook een aantal vakinhoudelijke modules gekoppeld, ten aanzien van HR, dossieropbouw, financiële zaken, et cetera. Hiermee krijgen leidinggevenden en klantmanagers álle handvatten om hun werkzaamheden goed uit te voeren en werken we samen aan betekenisvolle banen.”
